Waarop te letten vòòr het selecteren van nieuwe projectplanning en managementsoftware

Dit artikel is voor ambitieuze projectmatige professionele dienstverleners die winstgevender willen groeien. Eerst worden 4 belangrijke trends toegelicht die invloed hebben op de huidige bedrijfsvoering. Vervolgens 10 uitdagingen vanuit de praktijk waar groeiende ambitieuze projectgerichte dienstverleners tegenaanlopen. Afsluitend een aantal vragen ter overdenking om te zien waar en welke verbeteringen mogelijk zijn.

 

4 belangrijke trends

1.     Verandering in de ‘buyer-journey’

Versneld door de Covid-19 maatregelen, maar al enkele jaren ervoor ingang gezet door de opkomst van het internet, beschrijft Graham Hawkins in zijn boek The future of the sales profession hoe de buyer-journey is veranderd.

No alt text provided for this image

 

Hierin is te zien dat de rol van zowel marketing als verkoop aanmerkelijk is veranderd. Het belangrijkste is om een geïntegreerde inbound marketing- en verkoopmodel te creëren om in contact te komen met actieve en passieve kopers voordat zij de beslissingsfase ingaan. Dit kan door uitstekende educatieve content te bieden, interactie op sociale media en te helpen de uitdagingen van de koper op te lossen bij het aangaan van de conversatie.

2.     Digitaliseer de klantervaring

Zorg voor een focus op klantervaring en klantensucces, wat leidt tot een andere manier om klanten te bedienen en het verkoopproces te beïnvloeden. Maak het eenvoudiger om met uw bedrijf zaken te doen en dat sleutelpersonen in uw bedrijf voldoende tijd hebben voor toegevoegde waarde activiteiten om klanten te helpen en nieuwe klanten binnen te halen. Snelle communicatie met het projectteam en eenvoudige toegang tot projectstatus informatie en documentatie verbetert de samenwerking en leidt tot hogere klanttevredenheid.

3.     Digitaliseer uw medewerkers

Op afstand en hybride werken in projectteams en digitale levering van diensten blijven bestaan, aangezien professionele dienstverleners vanwege de Covid-19 maatregelen versneld moesten overstappen op een digitale manier van werken. Nieuwe ‘Generation Z’ medewerkers onboarden is een extra uitdaging, aangezien het de eerste echt digital native generatie is. ‘Gen Z’ waardeert niet alleen een ‘connected’ wereld: ze verwachten het ook. Professionele dienstverleners moeten zich voorbereiden om deze nieuwe generatie aan boord te krijgen en te houden door hun teamcultuur en hun technologische prioriteiten te onderzoeken. Als bedrijven zich niet aanpassen, lopen bedrijven het risico toptalent mis te lopen (bron: Gartner Leadership Effectiveness for Employees, 2019).

4.     Creëer high-performance projectteams

Mensen willen graag werken in high-performance teams, waar de beste teams zijn gebouwd rond de optimale fit tussen de sterke punten van mensen en hun rollen (zie: Nine lies about work: A Freethinking Leader’s Guide to the Real World (by Marcus Buckingham and Ashely Goodall – HBR press, 2019). Om de persoonlijke ontwikkeling van mensen te bevorderen, hen te volgen en om de juiste teams samen te stellen, zijn mensen te evalueren via geavanceerde methoden zoals Belbin of vergelijkbare andere methoden. Vervolgens is hiermee rekening te houden bij het samenstellen van de juiste projectteams voor capaciteitsplanning en resource management om het beste projectresultaat te bieden aan de klant.

Door tijdig en op de juiste wijze in te spelen op deze trends is een duurzame winstgevende omzetgroei te realiseren. Enthousiaste klanten en medewerkers zijn uw beste ambassadeurs. 

Hieronder staan 10 belangrijke praktische uitdagingen die ik zie bij groeiende projectgerichte dienstverleners en duurzame winstgevende groei hinderen.

10 belangrijke uitdagingen

1.     Een holistisch beeld ontbreekt van het primaire proces vanaf acquisitie, planning, levering inclusief wijzigingsverzoeken en nazorg met rapportage en analyse vanuit één bron van de waarheid

2.     Management van de marketing- en sales funnel, waarbij de buyer-journey inmiddels aanmerkelijk is veranderd zoals hierboven is beschreven, om de win-rate te verhogen en opdrachten sneller af te sluiten

3.     Het eenvoudig opstellen van winnende projectvoorstellen inclusief work breakdown structuur en Gantt-chart, en eenvoudig het gewonnen voorstel doorzetten als projectbudget

4.     Scenarioplanning en resourceplanning:

a.     Voorstellen vanaf een bepaalde verkoopfase als potloodplanning opnemen in de high-level capaciteitsplanning

b.     Integratie van de high-level capaciteitsplanning en resource management met de gedetailleerde operationele projectplanningen

5.     Standaardisatie en vereenvoudiging van processen, administratieve workflows, het toewijzen aan en het beheren van taken door medewerkers

6.     Gecentraliseerd documentenbeheer en het delen van informatie om bijvoorbeeld het aantal e-mails te verminderen en versiebeheer te vereenvoudigen

7.     Het aantrekken, ontwikkelen en behouden van medewerkers

8.     Het samenstellen en faciliteren van de samenwerking tussen high-performance teams

9.     De evaluatie van het onderhanden werk, bijvoorbeeld via earned value-analysis, met tijdige en nauwkeurige facturatie

10.  Het verbeteren van de nauwkeurigheid van de forecast (verkoop, financieel en cashflow)

Het oplossen van deze uitdagingen biedt het management en medewerkers meer tijd voor toegevoegde waarde activiteiten. Tegelijkertijd is het werk leuker en gestroomlijnder en bent u als bedrijf aantrekkelijker voor (nieuwe) klanten en medewerkers.

Ter overweging staan hieronder een aantal vragen om vast te stellen waar ruimte is voor verbetering om duurzame winstgevende groei te realiseren:

  • Welke verbeteringen zijn mogelijk in het primaire proces?
  • Welke verbeteringen zijn mogelijk in de informatievoorziening?
  • Welke verbeteringen zijn mogelijk in de onderlinge samenwerking en de samenwerking met klanten?
  • Welke verbeteringen zijn mogelijk om personeel aan te trekken en te laten groeien?
  • Welke verbeteringen zijn mogelijk om de winstgevendheid duurzaam te verhogen?

Ik kom graag in gesprek met u om het verbeterpotentieel voor duurzame winstgevende omzetgroei verder te onderzoeken. Stuur een persoonlijk bericht en u ontvangt een uitgebreide lijst met use-cases voor het evalueren van de juiste projectplanning en managementsoftware.