PLAN

Het afstemmen van vraag en aanbod is één van de grootste uitdagingen van projectmatige professionele dienstverleners met kenniswerkers. De afgelopen jaren zien we versneld afname van de vraag in crisissituaties of een snelle toename als het weer beter gaat. De onvoorspelbaarheid door externe omstandigheden is aanmerkelijk toegenomen. Meer grip door meer inzicht in omstandigheden die je wel kan beïnvloeden zorgt er in ieder geval voor dat je sneller, beter en slimmer kunt reageren.

In deze blogpost wordt verder ingegaan op het plannen van projecten als onderdeel van de Project Business Blueprint.

 

High-level planning

Capaciteitsplanning en resource management zijn cruciaal om vraag en aanbod optimaal af te stemmen. Voor de langere termijn dien je inzicht te hebben in benodigde rollen en vaardigheden die nodig zijn voor aankomende projecten en projecten in je verkooppijplijn of voor plotselinge wijzigingsverzoeken vanuit lopende projecten. Hoe snel heb je inzicht in veranderingen met impact op de langere termijn en kan je hiervoor ook scenario’s evalueren?

Resource management

Niets is zo frustrerend als niet de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar te hebben voor die éne zo mooie klus voor die nieuwe droomklant. Hoe je ervoor zorgt dat deze situatie niet ontstaat is door de informatie te hebben om tijdig vooruit te kijken, nieuwe medewerkers met de juiste competenties te werven, een contractor te reserveren of huidige medewerkers tijdig vrij te spelen.

Vraag:

Wat zijn de gevolgen als vraag en aanbod niet goed op elkaar zijn afgestemd en wat zou het betekenen voor je onderneming als vraag en aanbod optimaal op elkaar zijn afgestemd?

Detail project planning

Voor mij als project manager vind ik dit één van de leukste onderdelen om te doen, waarbij je van tevoren weet dat je plan niet helemaal uitkomt, zoals je van tevoren hebt bedacht. Vervolgens gaat het erom hoe je proactief anticipeert op veranderingen en dit zorgvuldig communiceert en vastlegt voor met name de financiële verantwoording intern en naar de klant. Welke middelen heb je als project manager tot je beschikking om dit proactief en accuraat uit te voeren?

Verlofaanvraag

Is handig om geïntegreerd te hebben en op tijd te weten voor de project planning.

Leveranciers contracteren

Communicatie is de sleutel tot succes en veel problemen ontstaan door gebrekkige communicatie (in welke vorm en wijze dan ook). Hoe zorg je voor tijdige communicatie en juiste vastlegging van verplichtingen per project, waarbij de verantwoording van de gerealiseerde kosten ook nauwkeurig is?

Factuurtermijnen

Ongeacht het type project (time & material, vaste prijs of outcome-based) is juiste en tijdige facturatie essentieel. Daarnaast belangrijk om de cash flow te voorspellen op basis van schattingen en betaaltermijnen afgesproken met je klant. Is deze data eenvoudig en eenduidig toegankelijk?

Change requests

Dit is vaak één van de grootste risico’s in projecten. Begint vaak al als de requirements en scope onvolledig zijn onderzocht, vastgelegd en geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over wijzigingen, waardoor er ruimte is om af te gaan wijken. Afhankelijk van je project manager weet deze dit in goede banen te leiden en als dit niet gebeurt kost dit je tijd en geld. Heb jij je change request procedure goed op orde en van tevoren afgestemd met de klant?

Forecasting

Bij grotere onzekerheid over wat mogelijk gaat komen, wil je scenario’s opstellen om vroegtijdig te zien welke maatregelen nodig zijn en de impact hiervan bepalen op basis van verschillende veronderstellingen. Steeds meer bedrijven willen dit 18 maanden rollend vooruit doen. Dit onvoldoende kunnen doen, leidt tot frictie tussen vraag en aanbod, waardoor winstgevende groei achterblijft en je concurrentiepositie verslechterd. Hoe vaak en gemakkelijk kan je een forecast maken, zodat tijdig besluiten zijn te nemen om in te spelen op veranderingen?

Vraag:

Hoe belangrijk is het voor jou om te concurreren met de rest van jouw branche en welke initiatieven overweeg je om concurrenten in te halen die hun bedrijf en hun resultaten al hebben getransformeerd?

Blogpost van marcovanderkooij@forsightconsulting.com op 9 november 2022.

ForSight Consulting helpt projectmatige dienstverleners met kenniswerkers naar een hoger niveau door het vereenvoudigen en innoveren van je belangrijkste bedrijfsproces om projecten te WINNEN, PLANNEN en LEVEREN, en je werknemers te laten GROEIEN voor winstgevende omzetgroei.

Wil je dit nu, neem contact op via 06 30718245.