Complexiteit remt winstgevende groei bij professionele dienstverleners

Al in 2007 concludeerde AT Kearney in een onderzoek: “Ongecontroleerde complexiteit verstikt de winst bij te veel bedrijven, omdat de effecten ervan in afzonderlijke afdelingen zijn ondergebracht, ziet het management vaak de relatie tussen complexiteit en kosten in de waardeketen niet. Bedrijven kunnen hun EBIT gemiddeld met 3 tot 5% verhogen, als ze systematische, functie overschrijdende verbeteringen doorvoeren op basis van transparante complexiteitskosten.” Waarbij door hen ook is opgemerkt: “Niet alle complexiteit is slecht. Complexiteit met toegevoegde waarde biedt bedrijven een manier om aan de eisen van de klant te voldoen en is een echt concurrentievoordeel. Het blijkt dat veel bedrijven de relatie tussen complexiteit en kosten niet begrijpen. De reden is dat deze verbinding vaak verloren gaat in geïsoleerde, silo-achtige afdelingen en IT-structuren. Het is bijna onmogelijk om de informatie die door de waardeketen van een bedrijf stroomt te analyseren. De sleutel om dit te overwinnen, is om een bredere organisatorische blik te hebben. Als we vanuit deze hoek naar een bedrijf kijken, zien we dat complexiteit over het algemeen ontstaat aan het begin en het einde van de waardeketen, dat wil zeggen in research & development en marketing en verkoop.”[1]

Hoe en waar zijn complexiteitskosten te voorkomen en te elimineren? Hieronder staan 12 praktische uitdagingen die ik zie bij groeiende projectmatige professionele dienstverleners en duurzame winstgevende groei hinderen zolang deze niet zijn opgelost:

  1. Een holistisch beeld ontbreekt van het primaire proces vanaf acquisitie, planning, levering inclusief wijzigingsverzoeken en nazorg met rapportage en analyse vanuit één bron van de waarheid
  2. Geen geïntegreerd management van het marketing- en verkoop model en funnel, waardoor niet is ingespeeld op de aanmerkelijk veranderde needs-based buyer’s journey, zodat de winratio is te verhogen en opdrachten sneller zijn af te sluiten
  3. Het eenvoudig opstellen van winnende projectvoorstellen inclusief work breakdown structuur en Gantt-chart, en/of eenvoudig het gewonnen voorstel doorzetten als baseline projectbudget is niet mogelijk
  4. Versiebeheer op wijzigingen van projectbudgetten ontbreekt, waardoor facturatie onvolledig is
  5. Een haalbaarheidsstudie met requirementsanalyse is onvoldoende uitgevoerd en/of voorgecalculeerde winstgevendheidsanalyse van het project ontbreekt
  6. Geen geïntegreerde scenarioplanning voor capaciteitsplanning en resource management:
    1. Voorstellen vanaf een bepaalde verkoopfase als potloodplanning opnemen in de high-level capaciteitsplanning
    2. Er is geen integratie van de high-level capaciteitsplanning en resource management met de gedetailleerde operationele projectplanningen
  7. Standaardisatie en vereenvoudiging van werkprocessen ontbreekt, waardoor complexiteitskosten blijven toenemen als de onderneming verder groeit
  8. Ontbreken van gecentraliseerd documentenbeheer en het delen van informatie om bijvoorbeeld het aantal e-mails te verminderen en versiebeheer te vereenvoudigen
  9. Het aantrekken, ontwikkelen en behouden van medewerkers loopt niet goed genoeg
  10. Het samenstellen en faciliteren van de samenwerking tussen high performance teams ontbreekt
  11. De evaluatie van het onderhanden werk, via bijvoorbeeld earned value-analysis, met tijdige en nauwkeurige facturatie is niet goed op orde
  12. De forecast (verkoop, financieel en cashflow) is onnauwkeurig of onvoorspelbaar of kost veel tijd om te maken

Het oplossen van deze uitdagingen biedt het management en medewerkers meer tijd voor toegevoegde waarde activiteiten met direct een positieve impact op de winstgevendheid. Tegelijkertijd is het werk leuker en gestroomlijnder en is je bedrijf aantrekkelijker voor (nieuwe) klanten en medewerkers.

[1]. AT Kearney, How Much Does Complexity Really Cost?, 2007